Attributs, métadonnées et dénomination

Enrichissement personnalisé des données avec des métadonnées et des cartes personnalisées

Cooperlink utilise le principe de la carte pour ajouter des métadonnées aux différents objets gérés dans l’application (par exemple documents [1], tâches [2], correspondance [3], workflows [4], projets, espaces de travail, etc.). Chaque carte contient un ensemble de champs représentant les métadonnées. La carte est l’identité de l’objet auquel elle est attachée. Le chef de projet définit les modèles de cartes que l’utilisateur peut utiliser pour ses différents espaces.

L'administrateur Cooperlink peut créer différents modèles de cartes et les attribuer indépendamment dans les projets. Les attributs peuvent donc être affinés en fonction des besoins de chaque projet.

Les cartes de métadonnées sont entièrement configurables en fonction des besoins du projet et peuvent être adaptées à tout moment facilement par le chef de projet.

Types de métadonnées

Les métadonnées suivantes sont disponibles dans Cooperlink :

• Texte libre
• Date
• Numérique (auto ou manuel)
• Liste de valeurs (avec paires Code/Description)
• Booléen
• Barre de progression
• Fichier (formulaires et workflows uniquement)

Révisions

Les révisions des documents sont enregistrées dans l’historique. Un numéro de révision est appliqué au document. Le format de révision est libre (ex : 0, A, B, C/1, 2, 3, 4/P01, P02, ...). Cooperlink fait une distinction entre la version (c’est-à-dire un horodatage technique chaque fois qu’un document est partagé) et la révision (c’est-à-dire la version métier gérée par projet).

Code du document / dénomination et unicité

Un code documentaire peut être défini en fonction des besoins spécifiques du projet. Il est construit sur la base d’identifiants de métadonnées (voir ci-dessus) et une numérotation automatique peut y être ajoutée. Le gestionnaire d’espace de travail peut également indiquer le critère d’unicité qui s’applique au code du document pour éviter les doublons de code.

Le code peut être personnalisé ou conforme aux exigences ISO19650.

Exemples de code :

• DEMO-CPL-WP1-HA.B1-TD-ARG-0009-Wood Finishing-0
• MIDI_BJV_ZZ_DM_C_ZZ_ZZ_104121
• ING_FTE_ELE_4404

Lorsque l'utilisateur dépose un document, Cooperlink vérifie le bon respect du code documentaire. Les utilisateurs qui font usage de la bonne codification dans le nom du document bénéficient d'un encodage automatique de ces métadonnées par Cooperlink. Cooperlink reconnaît en effet la nomencature du projet et il vérifie si le document est un nouveau document ou une nouvelle version. La détection de révision fonctionne également même lorsque le nom du document révisé diffère du nom du document précédent.

Extraction de métadonnées

Les métadonnées peuvent être automatiquement extraites du nom de fichier. Les valeurs extraites sont contrôlées en fonction du type de métadonnées et des valeurs autorisées (dans le cas de listes des valeurs).

Cette fonctionnalité s’applique automatiquement lorsqu’un utilisateur dépose des documents, ou lorsque des nouveaux fichiers sont détectés sur la GED externe. La fonctionnalité peut également être exécutée à tout moment sur un ou plusieurs fichiers.

Recherche, filtres et vues

Cooperlink dispose d’un outil de recherche avancé pour filtrer les documents, les tâches, les workflows, etc. à partir de divers filtres étendus tels que le nom de fichier, le chemin, le code ou toute métadonnée qui lui est attribuée. 

Illustration pour les documents et les workflows

Illustrations pour les tâches