Auto-numérotation des documents

Objet de l'article

Cet article explique le mécanisme d'auto-numérotation des documents.

Prérequis

Cette fonctionnalité nécessite la configuration préalable d'une carte Documents comprenant un champ d'autonumérotation.
Veuillez consulter la personne en charge de la configuration du projet sur Cooperlink pour plus d'informations sur la configuration appliquée.

Comportement

Un numéro est attribué automatiquement sur la base éventuelle d'un ou plusieurs champs de la carte Documents. Il est donc possible de calculer un code absolu pour le projet, ou un code qui dépend d'un ou plusieurs préfixes.

Modes de fonctionnement

Numéro sans préfixe (absolu)

Cooperlink enregistre dans une liste les numéros utilisés pour l'ensemble du projet. Lorsqu'il calcule le numéro à appliquer, il utilise le prochain numéro vide dans la liste.
Si la liste est discontinue (c'est-à-dire qu'elle contient des trous de numérotation), Cooperlink va utiliser le première numéro disponible.

Numéro avec préfixe (relatif)

Cooperlink enregistre dans une liste les numéros utilisés pour l'ensemble du projet. Lorsqu'il calcule le numéro à appliquer, il évalue les documents qui contiennent les mêmes valeurs de champs utilisées comme préfixe et il calcule alors le numéro suivant. Si la liste est discontinue (c'est-à-dire qu'elle contient des trous de numérotation), Cooperlink va utiliser le première numéro disponible.

Dans l'exemple de l'illustration, le numéro 4 a été calculé en tenant compte des numéros appliqués sur les documents dont Document type = Technical Sheet (TF) et Package = Electricity (ELEC).

Champ d'application

Le calcul du numéro n'est pas limité à un espace de travail. Il s'effectue pour l'ensemble du projet pour autant que les mêmes métadonnées sont utilisées.
Pour utiliser des règles de numérotations différentes dans 2 espaces de travail d'un même projet, il est nécessaire d'utiliser 2 champs d'auto-numérotation différents.

Brûlage de numéros

Les numéros sont brûlés dès leur 1ère utilisation. Cela signifie qu'un fichier auquel un numéro a été attribué, conserve ce numéro même s'il a été retiré de l'espace de travail ou s'il a été effacé. L'utilisateur peut penser faire face à des des trous de numérotation. Il s'agit simplement du résultat de la vie des documents dans le projet. Ceci est un comportement tout à fait normal et attendu pour s'assurer qu'une transaction documentaire obtienne un code unique durant toute la vie du projet.

En conclusion, contrairement aux éventuels trous de numérotation dans la liste gérée par Cooperlink (numéros non encore attribués), les numéros brûlés ne sont donc pas réutilisés lors de l'attribution de nouveaux numéros.

Exemple :

Avec la liste suivante gérée par Cooperlink, lorsqu'un utilisateur dépose 

• une nouvelle fiche technique Electricité, le numéro attribué est le 4    (4 étant un trou entre 3 et 5)
• une nouvelle fiche technique Stabilité, le numéro attribué est le 2   (1 étant déjà brûlé par un document préalable effacé)

Forcer un numéro manuellement et unicité

Il est possible de forcer manuellement un numéro (qu'il soit brûlé ou non) en double-cliquant sur le champ correspondant.
Dans ce cas vous risquez cependant d'introduire un doublon dans votre numérotation. Pour assurer l'unicité des documents, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité d'unicité documentaire.

Comportement en cas de modification du mode de fonctionnement

Vous utilisez jusqu'alors p.ex. une numérotation avec un seul préfixe et vous souhaitez l'adapter avec une numérotation à deux préfixes. Il n'y a aucun soucis. Les numéros déjà attribués seront conservés. Cooperlink va calculer des nouveaux numéros en tenant comptes de documents existants répondant aux critères définis.