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    Configurer des modèles de tampon
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    Configurer des modèles de tampon

    • Mis à jour le 28 Aug 2021
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    Article Summary

    Cet article s'applique aux licences BOOST EMPOWER

    Objet de l'article

    La fonctionnalité de tampon permet d'appliquer une automatisation efficace des emails et de leur classification. Cet article vous explique comment configurer des modèles de tampon.

    Prérequis

    Pour pouvoir effectuer cette opération, vous devez disposer des droits administrateurs.

    Bien que cela soit optionnel, il est recommandé de créer des cartes de correspondance et des cartes documents pour permettre une configuration optimale des tampons.

    Configuration

    Accédez aux paramètres de l'application et sélectionnez l'onglet Modèles de tampon (stamp templates). Créer ensuite un nouveau modèle en cliquant sur Ajouter un modèle de tampon.

    Cooperlink vous invite à donner un nom à votre modèle ainsi qu'une description.

    Recommandation
    Nous recommandons de créer un ou plusieurs tampons globaux pour votre organisation. Si certains projets spécifiques nécessitent une configuration particulière, vous pouvez créer un modèle adéquat en ajoutant un nouveau modèle.


    Ajouter un tampon

    Une fois le modèle créé, vous serez ensuite invité à créer la configuration de chaque tampon. Cliquez alors sur Ajouter tampon.

    Une fenêtre de dialogue s'ouvre. Indiquez le label (c'est-à-dire le nom affiché auprès de l'utilisateur). Définissez une clé unique ainsi qu'une répertoire de destination pour les fichiers exportés. Les tampons sont hiérarchiques. Il est donc possible de préciser son tampon parent.

    Vous ne souhaitez pas exporter l'email ou ses pièces jointes
    Dans ce cas, laissez le répertoire de destination vide. Seules les métadonnées seront donc appliquées.


    Conseil pour la dénomination des clés
    Le nom des clés est en format libre. Nous recommandons cependant d'utiliser le format suivant :
    • Pour les clés au niveau organisation : stamp_<modèle_organisation>_<nom_explicite_tampon>
    • Pour les clés au niveau projet : stamp_<nom_projet>_<nom_explicite_tampon>


    Configurer les valeurs par défaut pour les métadonnées

    Cooperlink permet d'enrichir les documents et les correspondances à l'aide de métadonnées. Celles-ci sont présentées sous la forme de cartes pour former une sorte de pièce d'identité de l'élément.

    Lorsque l'on applique un tampon, il est possible de proposer des valeurs par défaut pour les métadonnées des différentes cartes. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un champ. Sélectionnez le champ souhaité et indiquez la valeur par défaut à appliquer.

    Informations sur les métadonnées
    Les métadonnées sont définies de façon unique dans Cooperlink par un clé. Cela signifie qu'une même clé peut être utilisée au sein de plusieurs cartes. Vous sélectionnez donc la clé de la métadonnée que vous souhaitez utiliser.

    Chaque métadonnée est définir par un type de valeur (p.ex. texte libre, numérique ou liste de valeur). La valeur à appliquer dépend donc du type de métadonnée.

    Une fois les métadonnées configurées, l'écran de configuration du tampon est présenté comme suit (deux exemples) :

    Remontez ensuite d'un niveau pour avoir un aperçu de l'ensemble des tampons configurés dans ce modèle.

    Configurer les espaces

    Félicitations, vous avez créé des modèles de tampon. Maintenant, il faut indiquer pour chaque projet le tampon que vous souhaitez utiliser. La procédure est expliquée dans l'article Configurer un espace pour utiliser le tampon.


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