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    Créer une structure documentaire d'un espace de travail
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    Créer une structure documentaire d'un espace de travail

    • Mis à jour le 31 Aug 2021
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    Résumé de l’article

    Objet et champ d'application

    L'espace de travail a pour fonction de rationaliser le partage d'information avec vos partenaires. L'action la plus importante à ce niveau est de créer une structure documentaire commune, simplifiée et directement reliée au projet (c'est-à-dire à vos outils).

    La création d'une structure documentaire consiste en 3 étapes :

    • Un enrichissement des répertoires et des documents via des cartes de document
    • La structure arborescente de l'espace de travail à travers des des liaisons entre l'espace projet (c'est-à-dire la source externe de données) et l'espace de travail.
    • Attribuer des droits d'accès aux partenaires

    Pré-requis

    La création d'une structure documentaire nécessite les droits de responsable ou d'administrateur.

    La configuration de l'espace de travail doit avoir été effectuée au préalable (voir Paramètres de la gestion documentaire d'un espace de travail)

    1. Enrichir les répertoires et les documents

    L'enrichissement consiste à joindre aux répertoires et documents une fiche d'information dénommée Carte documentaire (voir Qu'est-ce qu'une carte?).

    Cette étape consiste à analyser, avec les utilisateurs finaux, leurs besoins. Les informations contenues dans cette carte pourront être utilisées pour filtrer et trier les documents dans l'espace de travail.

    Avec l'aide de l'utilisateur final, identifiez les informations souhaitées. L'Exemple pratique de configuration de cartes vous aidera à créer une carte appropriée.

    CONSEILS
    • Limitez les informations de la carte aux données nécessaires pour éviter d'encoder des informations inutiles
    • Simplifiez votre structure de données tout en les rendant actionnables (p.ex. un e-mail, un courrier papier, un fax peuvent être considérés comme correspondance)
    • Lorsque les circuits d'approbation sont utilisés, ceux-ci influencent souvent les données de la carte (p.ex. un sous-traitant encode des informations. Elles ne doivent donc pas être réencodée lors du démarrage du workflow).
    • Dans le cas de métadonnées sous la forme de liste de valeur, limitez la liste à 15 valeurs maximum (idéalement 10) pour que ce soit accessible à tous

    1. Créer une structure arborescente liée à vos outils

    Cette étape consiste à créer la structure en arbre qui sera visible par les partenaires.

    Veuillez vous référer à l'article Ajouter / retirer des répertoires et documents à l'espace de travail.

    2. Attribuer des droits d'accès aux partenaires

    Une fois la structure arborescente créée, il ne vous reste plus qu'à attribuer des droits d'accès aux partenaires (pour autant que cette option a été activée).

    Veuillez vous référer à l'article Attribuer des droits d'accès aux partenaires.


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