Partage et contrôle documentaire (ISO19650 SHARE)

Espace de travail pour le partage de documents

L’interface de Cooperlink a été conçue pour fournir à l’utilisateur un accès rapide aux informations les plus importantes. En un coup d’œil, vous avez accès à la liste des fichiers avec leur code documentaire [1], une série d’indicateurs fournissant des informations par exemple sur le nombre de versions, l’état de publication, la date de publication, ... [2], et un tiroir de détails qui vous permet d’accéder aux informations du document sélectionné [3].

Les entreprises peuvent commander l’option BOOST pour intégrer leurs outils internes de gestion documentaire. Les documents sont ainsi stockés directement dans leur propre environnement et Cooperlink leur fournit une vue dynamique et enrichie. Les utilisateurs peuvent également choisir entre le partage manuel ou automatique des documents.

Droits d’accès

Le propriétaire de l’espace de travail peut appliquer 5 types de droits d’accès au moyen d’une matrice d’accès [1].

Types de droits d’accès

• Traverse: le droit de voir et de parcourir un répertoire, à l’exception des fichiers
• Workflow : droit de voir les versions des documents liés à un workflow (circuit d’approbation) dans lequel l’entreprise est référencée en tant que contributeur. Ce droit ne permet de distribuer que certaines versions spécifiques des documents.
• Lecture : lecture seule sur toutes les versions des documents
• Write/Update : droit de lire et de mettre à jour les versions des documents
• Supprimer* : droit de suppression de documents

(*) Cooperlink protège les utilisateurs contre les suppressions indésirables grâce au stockage d'ombre inaltérable (c'est-à-dire suppression douce). Les suppressions sont notifiées aux utilisateurs finaux. Le stockage d'ombre permet de récupérer à tout moment toute version de document échangée dans le passé.

Le partenaire est informé de ses droits d’accès dans les dossiers de manière distinctive dans l’application [1]. L’absence d’indication signifie l’absence de restriction ; le partenaire dispose donc de tous les droits sur ce répertoire dans ce cas. Dans le coin supérieur droit [2], l’utilisateur peut évaluer à tout moment les droits d’accès de chaque partenaire.

Dépôt (upload) en masse de documents avec reconnaissance automatique des révisions

Déposez des documents sur Cooperlink par glisser-déposer d'un ou plusieurs fichiers.

Le gestionnaire de dépôt vous assiste dans le téléchargement en masse de fichiers ou de dossiers grâce à son concept de « paniers » [1]. Par défaut, Cooperlink détecte automatiquement les nouvelles versions de fichiers en fonction du nom ou de l’extraction des métadonnées. L’utilisateur peut également forcer Cooperlink à considérer un nouveau fichier comme une nouvelle version d’un fichier existant [2]. Les métadonnées extraites peuvent être mises à jour manuellement par document [3] ou l’utilisateur peut également modifier en bloc les métadonnées [4].

Extraction automatique des métadonnées

Un système avancé d'analyse de noms de fichiers [1] (analogie de code-barres) analyse le nom de fichier et extrait automatiquement les métadonnées correspondantes. L’utilisateur peut également forcer l’extraction manuellement.

Télécharger avec un nom de fichier personnalisé

Pour permettre aux partenaires de projet de télécharger des fichiers avec un nom personnalisé, Cooperlink vous permet de définir des modèles de nom de fichier dans l’espace de travail.

Ces noms de fichiers peuvent contenir le nom de fichier d’origine, les métadonnées, le code du document et/ou la date de version.

Historique des versions et traçabilité

En tant qu’application spécialisée dans l’échange d’informations entre entreprises, Cooperlink enregistre chaque flux d’informations sous la forme d’un historique des transactions [1]. Chaque version d’un document est donc sauvegardée et Cooperlink informe l’utilisateur s’il s’agit d’une version reçue ou d’une version transmise [2].

Link betweek documents (attachements)

Cooperlink distingue les documents primaires et les documents secondaires (attachments). La classification s'applique uniquement sur les documents primaires. Les documents secondaires sont attachés à un ou plusieurs documents primaires à travers un lien sémantique (c'est-à-dire un type de lien, p.ex. Annexe, Fichier source, Feuille de commentaires, ...).

Lors du partage de documents, ou lors du démarrage de workflows, les attachments sont automatiquement associés. L'utilsateur peut, s'il le souhaite, les dissocier temporairement.

Vue arborescente

L’arborescence des répertoires vous permet de naviguer dans la structure de votre document de manière simple et visuelle.

Modèles pour les nouveaux documents

Le gestionnaire de dossiers peut configurer dans ses espaces un ensemble de modèles de documents pour la création de nouveaux documents standardisés.