Gestion documentaire
  • 09 Jun 2022
  • 5 Minutes à lire
  • Contributeurs
  • Sombre
    Clair
  • PDF

Gestion documentaire

  • Sombre
    Clair
  • PDF

Cet article s'applique aux produits DELIVER BOOST EMPOWER GUEST (free)

Expérience utilisateur

L’interface de Cooperlink a été étudiée pour fournir à l’utilisateur rapidement accès aux informations les plus importantes. En un coup d’œil, vous avez accès à la liste des fichiers avec leurs code documentaire [1], un série d’indicateur fournissant des informations p.ex. sur le nombre de version, l’état de publication, la date de publication, … [2], et un tiroir de détail qui vous permet d’accéder aux informations du document sélectionné [3].

Les entreprises qui disposent des produits DELIVER BOOST ou EMPOWER peuvent intégrer leur outils internes de gestion documentaire. Les documents sont ainsi directement stockés dans leur propre environnement et Cooperlink leur fournit une vue dynamique et enrichie

Métadonnées

Les documents peuvent être enrichis à l’aide de métadonnées rassemblés au travers d'une carte [1]. Celles-ci sont entièrement configurables selon les besoins du projet et peuvent être adaptées à tout moment facilement par le responsable projet.

Le dilemme entre les acronymes et la facilité pour l'utilisateur

Cooperlink gére des métadonnées de type Identifiant / Description. Cela permet un usage plus intuitif pour les partenaires tout en permettant aux responsables projet d’utiliser les acronymes les plus fréquemment utilisés dans leur entreprise.

Exemples de paires Identifiant / Description

  • TF / Fiche technique
  • STAB / Stabilité


Révisions

Les révisions de fichiers sont enregistrées dans l'historique. Un numéro de révision est appliqué au document. Le format de révision est libre (p.ex. : 0, A, B, C / 1, 2, 3, 4 / P01, P02, ...)

Code documentaire et unicité

Un code documentaire peut être défini selon les besoin propres du projet. Il est construit sur la base des identifiants des métadonnées (voir supra) et une numérotation automatique peut y être ajoutée. Le gestionnaire de l’espace de travail peut également indiquer le critère d’unicité qui s’applique sur le code documentaire. Ainsi, deux documents ne peuvent pas utiliser le même code.

Exemples de codes :

  • MIDI_BJV_ZZ_DM_C_ZZ_ZZ_104121
  • ING_FTE_ELE_4404

Statut du document

Lorsque le document fait l'objet d'une révision/approbation (workflow), un statut lui est assigné et disponible dans la colonne appropriée.

Vue arborescente

La vue arborescente des répertoires vous permet de naviguer dans votre structure documentaire de façon simple et visuelle.

Recherche, filtres et vues

Cooperlink dispose d’un outil de recherche avancée permettant de filtrer les documents de l’espace sur la base du nom de fichier, de son chemin, de son code [1] ou de toute métadonnée qui lui a été attribuée [2]. Le tiroir permet d’accéder aux informations détaillées du document sélectionné [3].

Propriété de l'espace de travail et droits d'accès

GUEST (free) Seuls les détenteurs d'une licence peuvent créer un espace de travail et appliquer des droits d'accès.

Cooperlink permet au propriétaire de l'espace de travail de définir finement les droits d'accès pour ses différents partenaires.

Traverse : droit de voir et traverser un répertoire, à l'exception des fichiers

Workflow : droit de voir les versions de documents liées à un workflow (circuit d'approbation) dans lequel l'entreprise est reprise comme contributeur. Ce droit permet de ne diffuser que certaines versions spécifiques de documents.

Lecture : droit de lecture seule sur toutes les versions de documents

Ecriture : droit de lecture et écriture

Effacer : droit de lecture, écriture et effacement.

Le partenaire est informé de ses droits d’accès sur les répertoires de façon distinctive dans l’application [1]. L’absence d’indication signifie l'absence de restriction ; le partenaire a donc dans ce cas tous les droits sur ce répertoire.

Dépôt de documents en masse

Le gestionnaire de dépôt vous assiste dans le dépôt de fichiers ou de répertoires en masse grâce à son système de « paniers » [1]

Par défaut, Cooperlink détecte automatiquement les nouvelles versions de fichier sur base du nom. L’utilisateur peut également forcer Cooperlink à considérer un nouveau fichier en tant que nouvelle version d’un fichier existant [2].

Extraction automatique de métadonnées

Le gestionnaire de dépôt permet de traiter par lot les encodages de métadonnées. En outre, un système avancé de scan de nom de fichier [1] (analogie du code barre), permet, lorsque le code documentaire est d’application, d’analyser le nom de fichier et encoder automatiquement les métadonnées correspondantes.

Téléchargement avec choix du nom de fichier personnalisé

Pour permettre aux partenaires du projet de télécharger les fichiers selon une nomenclature distincte, Cooperlink permet de définir des modèles de nom de fichiers au sein de l’espace de travail.

Ces noms de fichiers peuvent contenir le nom de fichier original, toute métadonnée, le code documentaire et/ou la date de version.

Historique des versions et traçabilité

En tant qu’application spécialisée dans l’échange d’information entre entreprise, Cooperlink enregistre chaque flux d’information sous la forme d’une transaction [1]. Chaque version d’un document est donc enregistrée et Cooperlink informe l’utilisateur s’il s’agit d’une version reçue ou d’une version transmise [2].

Fonctions collaboratives

L’utilisateur bénéficie également de nombreuses fonctions collaboratives, dont notamment les tâches liées aux documents [1]. Le cycle de vie du document qui permet d’attribuer un statut à un document [2]. Ces tâches et cycles de vie sont gérés à l’aide du module de gestion des tâches

Visionneuses embarquées

Cooperlink dispose de visionneuses pour les formats les plus courants de documents :

  • Fichiers PDF
  • Fichiers Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • Fichiers Image
  • Fichiers CAD/BIM1

(1) Cette visionneuse nécessite une licence séparée

Edition de fichier en ligne et accès Windows Explorer

Protocole WebDAV

GUEST (free) Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les partenaires invités.

Le protocole webdav permet à l’utilisateur de gérer les documents de ses espaces projets et espaces de travail via l’explorateur Windows et ouvrir les fichiers directement dans les applications locales.

Editeurs Office en ligne

Les éditeurs en ligne de Microsoft permettent d'éditer vos fichiers Word, Excel et Powerpoint1. Ils permettent également de travailler à plusieurs sur un même document office hébergé sur vos outils.

(1) L'édition de fichiers nécessite une licence Office 365 par utilisateur

Export personnalisé (listing excel)

GUEST (free) Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les partenaires invités.

Construisez votre modèle de fichier excel pour l’export des informations qui vous intéressent. Utilisez les fonctions, les macros, le formatage conditionnel, les graphiques pour définir votre export.

Dans l’application, utilisez les filtres pour exporter les fichiers souhaités. Cooperlink se charge de remplir votre fichier excel en quelques secondes. Vous avez ainsi toujours un listing à jour, au format souhaité.

Votre avantage : un listing et des statistiques sous la main, sans effort, toujours parfaitement à jour !

Modèles pour nouveaux documents

GUEST (free) Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les partenaires invités.

Le gestionnaire de dossier peut configurer au sein de ses espaces un ensemble de modèles de documents pour la création de nouveaux documents standardisés.



Cet article vous a-t-il été utile ?