Transmis et boite de dépôt

Introduction

Les transmis peuvent être utilisés pour trois fonctions princiapes : 

• Formaliser l'envoir d'un ou plusieurs documents (comme un courrier recommandé)
• Transmettre des documents auprès de partenaires qui n'ont pas d'accès en lecture dans les dossiers concernés
• Soumettre exclusivement certaines versions documents à l'approbation de partenaires

Cooperlink propose en outre une fonctionnalité de boite de dépôt qui permet à vos partenaires de déposer des documents sans nécessairement avoir accès au répertoire de destination de ces documents.

Transmis simple

Le transmis a l'apparence d'un message de correspondance. Il contient :

• Un sujet et un corps de message
• Des destinataires
• Un motif de diffusion
• Eventuellement un code unique
• Et des versions de documents (pour information, le transmis s'applique sur une version précise d'un document)

A l'envoi du transmittal, si l'un ou plusieurs documents est toujours en mode privé, ceux-ci seront dès lors partagés automatiquement.
Lorsque l'un des destinataires du transmittal ne dispose pas d'accès dans les folders dans lesquels sont stockés ces documents, il recevra alors ces documents dans sa boite de dépôt.

Le destinataire reçoit une notification par email et le transmis est enregistré dans le module Messages de Cooperlink.

Transmis et workflows

La séquence du workflow peut être configurée de sorte à émettre un transmis auprès du destinataire au lieu d'une notification simple. Le transmis est configuré dès lors avec un motif de diffusion "pour action". Cette méthode est généralement utilisée lorsque le contributeur du workflow ne dispose pas des droits d'accès sur le documents.

Dans ce cas, le transmis reçu par le destinataire contient un formulaire auquel il est invité à répondre.

Gestion des transmis

Les transmis se gèrent de façon identique aux correspondances internes.