Distinction espaces projet et de travail

Cet article s'applique aux licences BOOST EMPOWER

Définitions

Dans Cooperlink, un espace projet est une collection d'informations destinée exclusivement à un usage interne (gestion documentaire, gestion de tâches, notes, correspondances, ...). Il est directement reliés aux outils de l'entreprise.

Un espace projet peut contenir un ou plusieurs espace(s) de travail. Il s'agit d'un espace virtualisé du projet favorisant la collaboration interne sur des ensembles limités d'information, ou plus généralement facilitant la collaboration externe avec des partenaires. A sa création, un espace de travail est vide. Par une méthode de mapping, le gestionnaire définit les informations projet qu'il souhaite mettre à disposition dans cet espace de travail.

D'un point de vue ergonomique, l'espace projet agrège l'ensemble des informations de ses propres espaces de travail. A titre d'exemple, toutes les tâches d'un espace de travail sont visible dans l'espace projet. Un tag approprié vous informe que cette tâche est reliée à un espace de travail comme montré sur l'illustration suivante.

Pour les détenteurs d'une licence , étant donné la liaison avec vos outils (internes) d'entreprise, Cooperlink propose une structure à trois niveaux :

1. Le site correspond à votre organisation
2. Le espace projet est un espace collaboratif exclusivement dédié à un usage interne
3. Le workspace (espace de travail) est un espace collaboratif partagé, faisant partie d'un projet

Pour les partenaires invités et ayant accès à la version simplifiée de l'application, la structure de Cooperlink se limite à 2 niveaux : le site et les espaces de travail. La notion de projet n'est pas disponible en raison de l'absence d'intégration avec les outils.

Comment distinguer visuellement les projets des espaces de travail?

Pour distinguer si vous êtes dans un projet ou dans un espace de travail, référez-vous à la barre supérieure.

• Le projet est de couleur turquoise et correspond au second niveau du site
• L'espace de travail est de couleur bleue et correspond au troisième niveau du site

Pourquoi cette différence ?

Nous avons créé ces deux concepts pour vous permettre de plus facilement séparer la collaboration interne et externe.

Dans le projet, vous êtes en relation directe avec vos outils d'entreprise. Si vous modifiez le nom d'un fichier, cela se répercute immédiatement sur votre gestion documentaire. C'est un espace exclusivement interne dans lequel vous pouvez collaborer librement avec vos collègues, sans que ces informations soient partagées. Mais il a également la faculté de consolider toutes les informations des espaces de travail qui le compose.

L'espace de travail est l'espace partagé avec vos partenaires. Il fonctionne sur la base d'un outil de messagerie. Cela est totalement transparent à l'utilisateur. Mais cette particularité nous permet de considérer tous les échanges d'informations comme des flux d'information. Vous bénéficiez de puissantes fonctionnalités et vous pouvez ainsi choisir précisément ce que vous souhaitez échanger avec vos partenaires, et comment. Dans un projet, il peut y avoir plusieurs espaces de travail selon vos besoins, tout en gardant une source unique de données (c'est-à-dire le projet).