Pourquoi Cooperlink? Vision de la plateforme de demain

Le grand défi des entreprises d’ingénierie et de construction

Dans votre entreprise, vous êtes de plus en plus confronté à la multiplicité des plateformes cloud qui vous sont imposées par vos partenaires et clients (ex. Autodesk ACC, Bricsys, Aconex, …), en plus des outils internes à votre propre organisation (ex.Sharepoint, File Server). Cette multiplication d'outils confronte votre entreprise à de réelles problématiques en termes de:

• ‍Productivité : les utilisateurs finaux utilisent plusieurs outils avec des données incohérentes (ex : versions de dessins différentes), les mêmes données sont réencodées plusieurs fois avec un niveau de qualité approximatif, les utilisateurs finaux effectuent de nombreuses opérations manuelles, ...‍
• Responsabilité : les entreprises manquent de vue précise & centralisée sur les actions menées ou à mener, le turnover du personnel entraîne des pertes d'informations, les entreprises n'ont plus accès aux informations en cas de conflit (ex : garantie décennale)‍
• Sécurité et intégrité des données : les données sont hors de contrôle de l'entreprise et non cohérentes, les utilisateurs finaux introduisent jusqu'à 20% d'erreurs, les informations ne sont pas archivées, la souveraineté n'est pas garantie ni la cyberprotection

Ni les plateformes cloud disponibles aujourd'hui sur le marché, ni le courrier électronique ne permettent de répondre correctement à ces défis ce qui incite chaque partenaire d'un projet complexe à imposer ses propres outils. C'est pourquoi Cooperlink a développé une plateforme innovante de 5e génération [1], qui respecte l'autonomie des entreprises et se conforme à leurs politiques individuelles en matière de sécurité.

[1] La première génération est celle du papier, la deuxième celle du courrier électronique, la troisième celle des outils de document control et la quatrième celle des plateformes cloud.

Une nouvelle façon de collaborer – Cooperlink Construction Hub

Le concept de hub permet à chaque entreprise qui le souhaite de disposer d’une copie séparée des données dans une base de données logiquement ou physiquement séparée, et d’intégrer ses propres outils pour enregistrer en temps réel les informations communiquées. Cooperlink crée un réseau de données commun pour les partenaires du projet.

D'une part, Cooperlink est un centre de COOPERation entre les différentes parties prenantes du projet. Il propose une application web/desktop intuitive qui répond aux besoins de l'industrie avec un ensemble de fonctionnalités métier et de plugins personnalisables. Il permet de simplifier et d'automatiser les tâches quotidiennes des collaborateurs, contrôleurs de documents, ingénieurs, coordinateurs et chefs de projet.

D'autre part, le middleware de Cooperlink LINK (relie) les sources de données de ceux qui le souhaitent pour assurer un accès fluide aux informations dans l'ensemble du paysage applicatif de l'entreprise. Chaque entreprise garde un contrôle total sur ses données et est en même temps efficace et plus productive.

Nous prenons soin de tout le monde

Cooperlink est né de la nécessité d'apporter aux projets complexes et aux utilisateurs finaux qui gèrent plusieurs projets en même temps un nouveau souffle de collaboration en évitant de devoir ressaisir les mêmes informations dans plusieurs outils, en permettant aux entreprises d'avoir le contrôle sur leurs propres données et en facilitant l'automatisation et la supervision des procédures de travail (comme par exemple le suivi des documents techniques ou la création du dossier as-built). A travers sa devise "Build Better Together", Cooperlink met en avant son initiative permettant aux acteurs d'un projet de collaborer sur leurs projets communs sans changer leurs habitudes, et en libérant les utilisateurs finaux de l'hétérogénéité des plateformes numériques qu'ils utilisent.

Cooperlink prône une vision à 360° où chaque acteur, qu'il ait mis en place la plateforme collaborative ou qu'elle lui ait été imposée, doit pouvoir garder le contrôle total de ses données et de sa productivité. Cooperlink fournit ainsi des avantages efficaces à toutes les parties prenantes, pas seulement à celle qui la met en œuvre. Cela favorise l'adoption par les utilisateurs. Les données sont accessibles, mais protégées. Les procédures sont transparentes. Les systèmes sont interopérables. Tout le monde y gagne.

Cooperlink partage cette vision avec le protocole de messagerie électronique où les entreprises sont indépendantes les unes des autres. Cependant, Cooperlink améliore considérablement la gestion des données structurées. D'une certaine manière, Cooperlink est Outlook 4ème génération.

A titre d'exemple, les services informatiques de chaque entreprise sont assurés d'une sécurité maximale de leurs données, les équipes de gestion sont assurées que les données sont archivées de manière durable et les équipes de site disposent d'outils puissants pour gérer efficacement leurs procédures de travail et leurs rapports. Non seulement les clients de Cooperlink, mais aussi leurs partenaires invités gratuits bénéficient d'améliorations majeures en termes de productivité, de traçabilité, de respect des délais et de qualité de leurs procédures de travail.

Une amélioration structurelle

A l’origine, les entreprises se dotent de solutions numériques essentiels à leur activité. Il s’agit notamment de

• La gestion documentaire (GED)
• La gestion des ressources (ERP)
• La gestion de la planification de la production (Planning)
• La communication (généralement Email) et la collaboration.

Le papier étant la première génération, l’email a été développé comme seconde génération pour accélérer la communication et faciliter l’archivage du papier vers le numérique.

Une troisième génération a émergé dans les années 2005, ré-utilisant les codes de la correspondance mais avec des données digitales et structurées. C’est le cas par exemple d’Aconex.

Les plateformes collaboratives, c'est-à-dire la 4e génération, sont apparues dans les années 2015 comme un mal nécessaire à une collaboration et une communication de plus en plus fréquentes entre les entreprises. Mais contrairement aux outils essentiels, les plateformes collaboratives n’ont pas réussi à s’imposer comme une source unique d’informations. L’essor du cloud a permis la mise en place très rapide de solutions simples, créant au fil des années d’énormes silos d’informations. Les plateformes cloud ont introduit des principes collaboratifs, au détriment de la preuve, du contrôle sur les données et de la séparation des responsabilité.

Aujourd’hui, les outils numériques sont devenus matures. Les sources de données essentielles sont connues. Les enjeux de demain sont :

• Archivage des données sur le long terme
• Garder le contrôle sur ses propres données
• Assurer son indépendance vis-à-vis des partenaires et préserver ses intérêts
• Automatiser les procédures de travail
• Lier les données entre elles pour leur donner du sens et de la valeur ajoutée

Cooperlink a décidé de s’attaquer à cette problématique de très grande ampleur avec une approche one-stop-shop et sécurisée pour la communication inter-entreprises : le Coopelink Construction Hub.

Cooperlink combine les avantages d’une plateforme collaborative avec la puissance d’un système de messagerie (comme l’email ou également implémenté comme middleware [1]). Cooperlink devient ainsi un élément structurant de l’organisation. Il aide les différentes parties prenantes à structurer l’information, et à en assurer la pérennité. De plus, Cooperlink a réussi à déployer un modèle où il privilégie l’open data, empêchant tout verrouillage client.

Grâce à ses données ouvertes, son API ouverte et son architecture no-code, Cooperlink rassemble les entreprises et leurs outils pour automatiser leurs processus métiers et leurs échanges d’informations. Cooperlink facilite notamment la coordination de projets de construction et d'ingénierie, la gestion de documents techniques, l'automatisation des fichiers as-built et la gestion des emails grâce à l'intelligence collective. Cooperlink propose également une solution clé en main pour les joint-ventures.

Cooperlink permet :

• Des modes de travail à la fois collaboratifs et par correspondance (transmittals)
• L'archivage et le contrôle des données grâce à l'intégration d'outils essentiels ainsi que le choix de l'architecture et des infrastructures des données
• La séparation des tâches grâce à l'isolation des données pour chaque organisation
• La mise en relation des données pour une meilleure automatisation et une exploitation efficace des données (c'est-à-dire donner du sens à l'information)

[1] Un middleware est un logiciel qui permet de relier plusieurs applications informatiques et d'automatiser leurs échanges de données grâce à des connecteurs de type no/low-code. Le middleware est généralement utilisé comme une colle entre des applications disparates.

Ségrégation des données & cybersécurité

Outre l’aspect contrôle des données, les attaques informatiques de plus en plus fréquentes obligent les entreprises à se protéger. Imaginez un instant que votre système de gestion documentaire ou votre ERP soit piraté à l’aide d’un ransomware. Votre production est à l’arrêt et toute la connaissance de l’entreprise est perdue.

Même si un outil comme Sharepoint permet le partage de données, pour des raisons évidentes de sécurité, mais aussi opérationnelles, les outils essentiels de l’entreprise sont et doivent rester exclusivement internes. Il n’est pas rare de voir les services informatiques empêtrés dans un spaghetti complexe de droits d’accès pour protéger les données. Mais le pire dans tout cela, c’est que personne ne connaît et/ou ne se souvient des portes dérobées restées ouvertes.

Pour surmonter ces problèmes, il n’existe qu’une seule solution. Un outil pour une seule fonction de sécurité. C’est ce qu’on traduit par la ségrégation des données. Votre système de gestion documentaire tel que Sharepoint est utilisé comme stockage centralisé ? Organisez alors la sécurité de Sharepoint autour d’un accès exclusivement interne. De plus, Cooperlink prend en charge la communication et le partage de documents vers l’extérieur. Il dispose de ses propres politiques de droits d’accès, organisées par projets au-dessus de Sharepoint. Lorsque le projet est terminé, l'accès est libéré. 

Cooperlink agit comme un proxy entre le monde extérieur et le monde intérieur. Il permet de définir une politique d'échange de données simple, facile à auditer et sécurisée. De plus, Cooperlink met en œuvre le shadow storage qui est un stockage intermédiaire entre l'espace de travail et l'outil connecté. Ainsi, un partenaire n'a pas d'accès direct aux outils internes de l'entreprise. Moins de points d'entrée signifie moins de risques et plus de sécurité.

Il n'y a pas de petits profits, ni de petits projets

La construction et l'ingénierie sont des industries lentes et très conservatrices par nature. Les professionnels rendent la vie difficile à l'évolution et à la digitalisation. Cela crée des biais cognitifs et de graves croyances limitantes. L'une des croyances limitantes les plus fréquemment rencontrées est que structurer, coordonner et centraliser les données n'a d'intérêt que pour les grands projets. C'est totalement faux ! Même s'il est vrai que dans les grands projets le gain par le volume est évident, dans les petits projets, les collaborateurs sont entre le milieu de terrain et l'attaque. De ce fait, ils n'ont pas le temps de s'occuper en détail du suivi de toutes les procédures de travail. En ce sens, améliorer la communication, la coordination et la centralisation équivaut à recruter une secrétaire virtuelle. Avec des informations structurées et actualisées, les chefs de projet peuvent prendre les bonnes décisions, au bon moment ! Et cela n’a pas de prix.

Conclusion

Cooperlink se distingue sur le marché avec une vision nouvelle, unique et forte, à savoir :

Au niveau métier

• Intégration avec de multiples plateformes : Cooperlink vise à s'intégrer à une large gamme de plateformes, notamment dans le secteur de la construction, pour centraliser la gestion des projets et des données. Cette intégration comprend des plateformes telles que SharePoint, Autodesk et Outlook, entre autres.
• Contrôle et archivage des données : elle met l'accent sur le fait de donner aux utilisateurs le contrôle de leurs données, notamment la possibilité d'archiver les données dans leurs propres outils, en garantissant que les données restent accessibles et sécurisées, en particulier dans les litiges ou les collaborations avec plusieurs partenaires.
• Adoption et avantages de la plateforme : Cooperlink facilite l'adoption du numérique par les principaux acteurs du secteur en raison de sa capacité à résoudre les inefficacités et à maintenir l'ouverture dans la gestion des données et l'intégration des outils.
• Sécurité et conformité : Cooperlink est conçu dans un souci de cybersécurité et de protection des données, en passant des tests de sécurité rigoureux pour garantir que les données des utilisateurs sont sûres et conformes aux réglementations telles que le RGPD ou la norme ISO27001

Au niveau du produit

• Simplification des processus de construction : Cooperlink se concentre sur la simplification des processus de construction complexes, permettant aux utilisateurs finaux de créer et de gérer facilement des documents et des processus de construction, tels que le fichier As-Built, à l'aide de méthodes basées sur les données.
• Workflows personnalisables et automatisés : la plateforme offre des workflows personnalisables et automatisés, permettant une gestion des documents, des processus d'approbation et un suivi de projet à grande échelle et efficaces.
• Personnalisation et flexibilité : Cooperlink offre une grande flexibilité en termes de personnalisation, comme la possibilité de définir des flux de travail, d'automatiser des tâches et de s'intégrer à divers systèmes internes
• Interface utilisateur et accessibilité : Cooperlink propose une interface utilisateur moderne et conviviale basée sur le Web qui facilite l'accès aux documents, aux tâches et aux flux de travail, visant à être un outil quotidien de gestion de projet aux côtés d'outils comme Outlook
• Support utilisateur et réactivité : Cooperlink s'engage à fournir un support utilisateur efficace, en soulignant la réactivité de l'équipe et son approche collaborative du développement et de l'amélioration des modules

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