A quoi sert la fonctionnalité tampon?

Cet article s'applique aux licences BOOST EMPOWER

Objet de l'article

L'archivage des emails sur votre système de gestion documentaire est fastidieux et consommateur de temps. De ce fait, vous oubliez de le faire et vous perdez des informations préciseuses. Cet article présente la fonctionnalité tampon (stamp) et vous explique comment elle peut faciliter l'utilisation de vos emails.

Pourquoi un tampon ?

A l'époque des courriers papiers, le personnel administratif avait pour habitude de placer un tampon pour officialiser la date de réception d'un courrier dans la société et préciser les destinataires, etc. Ce tampon avait aussi pour objectif de classer le document en vue de sa distribution et de son archivage.

Le tampon dans Cooperlink partage cette même vision mais dans un format digital.

L'avantage de l'intelligence collective

Appliquer un tampon sur un e-mail, c'est automatiser sa classification en deux clics de souris. Vous recevez un e-mail, vous indiquez l'espace auquel il se réfère, vous appliquez le tampon et Cooperlink se charge :

• de son archivage dans le projet (tag pour convertir un email individuel en une ressource collaborative)
• de sa classification dans le projet (labels, métadonnées, ...)
• de son export en format, et de ses pièces jointes, dans votre système de gestion documentaire

Plus tard lorsque vous recherchez des informations, vous y avez accès directement dans votre système de gestion documentaire, ou dans Cooperlink. Il vous sera possible de filtrer l'information grâce à la classification que vous aurez appliquée.

Cerise sur le gâteau, le premier utilisateur qui se charge d'appliquer un tampon le fait pour l'ensemble des destinataires de l'e-mail. On fait donc appel à l'intelligence collective. 

Vous pouvez ensuite effacer l'e-mail de votre boite. L'e-mail est bel et bien sauvegardé.

Appliquer un tampon

Afin d'utiliser la fonctionnalité tampon, il est nécessaire de créer préalablement des modèles de tampon. Ensuite il faut configurer vos projets pour indiquer quels tampons vous souhaitez utiliser.

Ensuite vous pourrez appliquer vos tampons aussi bien à partir de l'application web de Cooperlink, que du plugin Outlook.