Gestion intégrée des e-mails

Introduction

L’expérience utilisateur des outils digitaux a beaucoup changé ces dernières années. Le volume des e-mails échangés a considérablement augmenté et leur traitement est une opération particulièrement individuelle et chronophage. Cela comporte plusieurs risques, par exemple :

• La demande n’est pas traitée
• L’information n’arrive pas au bon destinataire
• L’échange n’est pas archivé. Il perd son statut de pièce justificative en cas de litige.
• ...

Pour répondre à ces problématiques, Cooperlink a développé un module de gestion de correspondance intégré à votre serveur de messagerie et utilisant l’intelligence collective. Cooperlink transforme un e-mail individuel en une ressource collaborative au sein de l’équipe de projet.

En identifiant (tag) un email sur un espace donné, Cooperlink s’occupe de son archivage. Mais mieux que cela, tous les destinataires de l’e-mail pourront observer directement qu’il a déjà été archivé ou traité.

Boîte aux lettres interactive Cooperlink

Accédez à votre boîte e-mail directement depuis Cooperlink et bénéficiez d’une expérience unifiée :

• Vous gérez vos emails dans un client webmail riche
• Vous observez directement l’état de vos e-mails en lien avec vos tâches [1]
• Vos emails sont enrichis et archivés dans le module correspondance [2]
• Vous assignez des tâches à vos collègues ou les notifiez dans un fil de discussion [3]

Cooperlink est directement synchronisé avec votre serveur de messagerie. Cela signifie que toutes les modifications que vous apportez sont directement visibles dans vos autres clients de messagerie (par exemple Outlook).

Plugin Microsoft Outlook

Souhaitez-vous continuer à utiliser votre outil de gestion des e-mails habituel? Cooperlink propose un plugin qui vous offre les mêmes fonctionnalités directement depuis Outlook.

Cooperlink ajoute également une catégorie dans Outlook à votre courrier électronique et la complète avec le nom du projet. Ainsi, vous pouvez facilement rechercher directement les e-mails sauvegardés dans Outlook.

Tags (archive dans Cooperlink)

Via le tag, l’utilisateur peut archiver son e-mail dans l’espace correspondant (projet ou espace de travail). Tous les membres (internes) de cet espace ont alors accès à l’email et peuvent l’utiliser.

Une fois archivé, l’email peut être enrichi d’une carte (métadonnées), d’un statut (cycle de vie), des tâches associées, de documents et de commentaires. Tous les e-mails archivés sont disponibles dans le module de correspondance pour la recherche et le traitement.

Tampon (archive dans GED + Cooperlink)

L’archivage des emails sur votre GED (gestion électronique de documents) est fastidieux et chronophage. En conséquence, vous oubliez de le faire et perdez des informations précieuses.

Appliquer un tampon à un email, c’est automatiser sa classification sur vos outils en deux clics de souris : vous recevez un email, vous spécifiez l’espace auquel il renvoie et vous apposez le tampon [1]. Par la suite, Cooperlink s’occupe de :

• Archiver le courrier dans le projet / espace de travail
• Le classer dans le projet (étiquettes, métadonnées, ...) [2]
• Lexporter sous forme de fichier (format EML), ainsi que ses pièces jointes, dans votre GED (système de gestion documentaire), directement dans le bon répertoire [3]

Plus tard, lorsque vous recherchez des informations, vous y avez accès directement dans votre système de gestion de documents ou dans Cooperlink. Vous pourrez filtrer les informations grâce à la classification que vous aurez appliquée.

Cerise sur le gâteau, le premier utilisateur qui s’occupe d’appliquer un tampon le fait pour tous les destinataires de l’email. Encore une fois, Cooperlink fait appel à l’intelligence collective.

Vous pouvez ensuite supprimer l’e-mail de votre boîte de réception. L’email est bel et bien sauvegardé.

Tickets

Voir After-sales services pour plus d’informations.

Notifier les partages rapides à partir de votre e-mail personnel

Sans les options BOOST Emails, vos partenaires sont informés de vos partages rapides à partir d’une adresse e-mail générique de Cooperlink. Avec cette option, vos partenaires sont avertis directement à partir de votre e-mail personnel. Cela améliore la délivrabilité des e-mails, ainsi que la confiance de vos partenaires dans le message.

Voir Visitors portal pour plus d’informations sur cette fonctionnalité.